Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) là một công cụ mạnh mẽ và có thể thay đổi “diện mạo” của một ô dựa trên giá trị của nó, giúp người xem xác định dữ liệu quan trọng nhanh chóng. Bạn có thể thêm màu sắc, icon, thanh dữ liệu và thang màu vào ô bằng cách tạo quy tắc định dạng có điều kiện.
Định dạng có điều kiện trong Excel cho phép bạn hiển thị hoặc ẩn giá trị dựa trên một hoặc nhiều điều kiện. Điều này giúp bạn làm nổi bật hoặc ẩn các dữ liệu quan trọng trong bảng tính của mình dựa trên các quy tắc nhất định. Dưới đây là cách thực hiện định dạng có điều kiện trong Excel:
- Chọn ô hoặc phạm vi ô bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện cho.
- Trong tab “Home” của Excel, bạn sẽ thấy mục “Conditional Formatting” (Định dạng có điều kiện) trong nhóm “Styles” (Kiểu dáng). Bạn nhấp vào đây để mở danh sách các loại định dạng có điều kiện phổ biến.
- Chọn một trong các loại định dạng có điều kiện hoặc tùy chỉnh quy tắc của riêng bạn. Dưới đây là một số ví dụ về loại định dạng có điều kiện phổ biến:
- “Highlight Cells Rules” (Quy tắc làm nổi bật ô): Cho phép bạn áp dụng màu sắc cho ô dựa trên giá trị của nó.
- “Top/Bottom Rules” (Quy tắc top/bottom): Áp dụng định dạng dựa trên các giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong phạm vi bạn chọn.
- “Data Bars” (Thanh dữ liệu): Tạo thanh màu dựa trên giá trị của ô.
- “Color Scales” (Bản màu): Sử dụng màu sắc để biểu thị giá trị so với tất cả các ô khác trong phạm vi.
- Sau khi bạn chọn một loại định dạng có điều kiện, bạn sẽ phải cấu hình các điều kiện cho nó. Ví dụ, nếu bạn chọn “Highlight Cells Rules,” bạn cần chỉ định một hoặc nhiều quy tắc dựa trên giá trị của ô.
- Thiết lập các điều kiện dựa trên giá trị và chọn màu sắc hoặc định dạng bạn muốn áp dụng cho các ô thỏa mãn điều kiện đó.
- Nhấn OK để áp dụng định dạng có điều kiện vào các ô được chọn.
Khi bạn đã thiết lập các quy tắc định dạng có điều kiện, Excel sẽ tự động áp dụng chúng cho các ô trong phạm vi mỗi khi giá trị trong các ô thay đổi và thỏa mãn điều kiện bạn đã định. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu trong bảng tính của mình.