Tại sao bạn nên sử dụng định dạng mới của Office (.docx, xlsx, pptx,…) thay cho định dạng cũ (.doc, xls, ppt,…)

Trên thực tế, người dùng Office hay sử dụng các File định dạng cũ (.doc, xls, ppt,..) thay cho việc sử dụng những định dạng mới của bộ Office (.docx, xlsx, pptx,..). Đơn giản là vì người sử dụng hiện nay chưa hiểu những lợi ích khi sử dụng những định dạng mới, một phần còn nhiều máy tính sử dụng bộ Office 2003 nên cần chuyển sang định dạng cũ để máy tính nào cũng có thể đọc được,… Trong bài viết này, chúng tôi xin được phân tích và chia sẻ với các bạn vấn đề tại sao nên sử dụng định dạng mới của Office (.docx, xlsx, pptx,…) thay cho định dạng cũ (.doc, xls, ppt,…)

Kể từ khi Microsoft đã phát hành bộ Office 2007, các định dạng của Office cũng bắt đầu có sự chuyển đổi, từ các đuôi định dạng .doc, xls, ppt,… chuyển sang .docx, xlsx, pptx,… Tuy nhiên, các định dạng mới này chỉ có thể sử dụng cho các bộ Office từ phiên bản 2007 đến 2010, 2013, 2016, 365. Còn các bộ Office 2003 trở về trước sẽ không được hỗ trợ để đọc được những File có định dạng mới này. Tất nhiên, khi sử dụng các phiên bản Office mới, người dùng hoàn toàn có thể chuyển đổi file dữ liệu thành định dạng cũ, mặc dù vậy khi chuyển đổi, rất nhiều thiết lập trong file dữ liệu của các bạn sẽ bị thay đổi.

Tại sao bạn nên sử dụng định dạng mới của Office (.docx, xlsx, pptx,…) thay cho định dạng cũ (.doc, xls, ppt,…)?

Thứ nhất, những định dạng cũ của Office (.doc, .xls, .ppt,…) là những định dạng độc quyền, còn những định dạng mới của Office (.docx, xlsx, pptx,…) là những định dạng theo chuẩn mở. Chính vì vậy, từ một file Word (.docx) bạn có thể dễ dàng chuyển đổi sang định dạng phổ biến .pdf.

Thứ hai, những định dạng mới của bộ Office dựa trên nền tảng XML – một chuẩn dữ liệu mở, còn những định dạng cũ lại dựa trên định dạng nhị phân.

Thứ ba, nếu để ở định dạng mới bạn sẽ được làm việc với tính năng mới, còn định dạng cũ thì không. Nếu bạn chuyển đổi file dữ liệu văn bản, bảng tính hay trình chiếu,… sang định dạng cũ. Những thiết lập của bạn sẽ bị hỏng hoặc không hiển thị.

Thứ tư, File dữ liệu theo định dạng mới (.docx, .xlsx, .pptx,…) sẽ nhẹ hơn rất nhiều so với việc thiết lập theo định dạng cũ. Ví dụ: Một File dữ liệu .xls nặng tới khoảng hơn 9MB, nếu chuyển sang định dạng mới .xlsx thì chỉ còn khoảng hơn 1MB (các bạn có thể sử dụng một file dữ liệu với hai loại định dạng để kiểm tra điều này).

Đây là một trong những vấn đề giữ một vai trò cực kỳ quan trọng. Đơn giản là việc mở file dữ liệu có dung lượng nhỏ hơn sẽ nhanh hơn rất nhiều so với việc mở file dữ liệu có dung lượng lớn. Thậm chí khi sử dụng những File dữ liệu theo định dạng cũ, máy tính của bạn có thể bị treo trong quá trình xử lý,…

Nhờ File dữ liệu có dung lượng thấp hơn rất nhiều lần như vậy, việc chia sẻ sẽ dễ dàng hơn rất nhiều so với File dữ liệu với định dạng cũ.

Thữ năm, File dữ liệu theo định dạng mới có thể tích hợp các dữ liệu khác. Chẳng hạn, khi bạn chèn một video vào Slide trong Powerpoint, ngay lập tức video này sẽ được tích hợp luôn vào Powerpoint, đến khi đó bạn hoàn toàn có thể xóa video gốc đi mà File video trong Powerpoint vẫn mở bình thường. 

Trong một bài viết gần đây, chúng tôi đã hướng dẫn các bạn tích hợp File dữ liệu Excel vào File Word một cách đơn giản. Tất nhiên, ngoài dữ liệu Excel, bạn có thể tích hợp nhiều loại dữ liệu khác vào văn bản mà không cần đến File dữ liệu gốc.

Ở đây, các bạn cần lưu ý rằng các bộ Office cũ không thể thực hiện được điều này. Chẳng hạn như khi sử dụng một File trình chiếu Powerpoint với định dạng .ppt, nếu file này có nhiều hình ảnh, âm thanh, videos,… sử dụng trong các Slides, thông thường chúng ta cần sử dụng một Folder đính kèm theo File Powerpoint khi chuyển nó sang một thư mục khác hoặc máy tính khác, nếu không các dữ liệu này sẽ không còn hiển thị được trên file trình chiếu.,…

Và còn nhiều lợi ích khác nữa mà chúng tôi không thể liệt kê hết ở đây. Các bạn có thể tìm hiểu thêm trên Internet, nhưng 5 giá trị mà mà chúng tôi chia sẻ trên đây cũng đủ để các bạn nên biết dùng theo định dạng nào rồi 

Nói đến đây các bạn đã có thể hình dung được giá trị của việc định dạng các File dữ liệu Office theo định dạng mới (.docx, .xlsx, .pptx,…) sẽ mang lại lợi ích như thế nào rồi. 

Hy vọng những chia sẻ của chúng tôi thực sự hữu ích dành cho các bạn.

Trân trọng./.