MS Word

🧹 Sửa lỗi dính chữ hoặc cách chữ khi copy từ PDF vào Word – sạch, nhanh, đúng chuẩn

Posted on by Đỗ Thành
02
Th7
View: 17

Bạn copy nội dung từ file PDF vào Word và gặp hiện tượng: chữ dính liền như “Hoctaplaodong” hoặc cách ra kỳ lạ như “H o c t ậ p”? Đây là lỗi rất phổ biến khi dán văn bản từ PDF, khiến bạn không thể trình bày, căn chỉnh hay tìm kiếm chính xác. Nhưng đừng vội sửa tay từng dòng – dưới đây là cách xử lý bài bản và cực kỳ hiệu quả.

📎 Nguyên nhân gây lỗi

PDF lưu văn bản dưới dạng bố cục trình bày cố định, nên khi copy sang Word:

  • Các ký tự bị mất khoảng trắng hoặc bị cách ra do định dạng ẩn
  • Word hiểu sai mã hóa ký tự từ tệp gốc
  • Các font nhúng trong PDF không tương thích với Word

🛠️ Cách khắc phục lỗi dính chữ, cách chữ

🔹 Cách 1: Dán vào Notepad để làm sạch

  1. Dán nội dung từ PDF vào Notepad (ứng dụng ghi chú có sẵn trên Windows)
  2. Sau đó, copy lại từ Notepad sang Word

➡️ Cách này loại bỏ toàn bộ định dạng gây lỗi, giúp văn bản sạch hơn.

🔹 Cách 2: Dùng Paste Special → Unformatted Text

  1. Trong Word, vào tab Home → nhấn Paste → chọn Paste Special
  2. Chọn Unformatted Text → OK

➡️ Dán nội dung không mang theo lỗi định dạng, tránh dính chữ hoặc khoảng cách bất thường.

🔹 Cách 3: Dùng Find & Replace để xử lý hàng loạt

Nếu chữ cách ra từng ký tự như: H o c s i n h g i o i

Bạn có thể:

  • Mở hộp thoại Find and Replace (Ctrl + H)
  • Trong Find what: gõ khoảng trắng (␣)
  • Trong Replace with: để trống (xóa)
  • Nhấn Replace All để xóa hết khoảng trắng

Sau đó, chèn lại khoảng trắng giữa các từ bằng cách thủ công hoặc bằng đoạn mã VBA nâng cao (nếu cần).

🔹 Cách 4: Dùng phần mềm hỗ trợ chuyển PDF → Word

Một số công cụ chuyển PDF sang Word giữ nguyên định dạng tốt hơn:

  • Adobe Acrobat Pro (có phí)
  • Smallpdf.com, ILovePDF.com (miễn phí)
  • ABBYY FineReader (chuyển file scan tốt nhất)

➡️ Dùng đúng công cụ ngay từ đầu sẽ giảm công sức hậu kỳ.

💡 Mẹo thêm

  • Luôn ưu tiên mở PDF gốc bằng phần mềm chuẩn (Adobe Reader) thay vì trình duyệt
  • Nếu file PDF có nhiều cột, bảng: nên chụp ảnh lại rồi nhập thủ công thay vì copy
  • Đặt font mặc định về Times New Roman, Calibri hoặc Arial Unicode để tránh lỗi font hiển thị

📌 Kết luận

Lỗi dính chữ hay cách chữ không chỉ khiến văn bản xấu mà còn gây khó chịu trong quá trình xử lý. Tuy nhiên, chỉ với vài thao tác cơ bản – từ dán thông minh đến xử lý hàng loạt – bạn đã có thể biến văn bản từ PDF trở nên gọn gàng, dễ đọc và chuẩn chỉnh như bản gốc.

👉 Bạn còn ngồi sửa từng chữ dính?
👉 Hãy để Word và các công cụ hỗ trợ làm thay – sạch, nhanh, chuyên nghiệp.

Đỗ Thành