MS Word

🧩 Chèn Quick Parts trong Word – lưu đoạn văn bản dùng nhiều lần, tiết kiệm thời gian gõ lại

Posted on by Đỗ Thành
02
Th7
View: 38

Bạn có thường xuyên phải gõ đi gõ lại những đoạn văn giống nhau trong nhiều tài liệu khác nhau? Ví dụ: phần ký tên, lời chào cuối thư, tiêu đề hợp đồng, nội dung đơn chuẩn… Thay vì copy – paste thủ công, Word cung cấp tính năng Quick Parts giúp bạn lưu sẵn và chèn lại chỉ với 2 cú nhấp chuột – cực kỳ tiết kiệm thời gian, chính xác và tiện lợi.

🧠 Quick Parts là gì?

Quick Parts là một phần trong Building Blocks của Word, cho phép bạn lưu trữ:

  • Đoạn văn bản
  • Hình ảnh, logo
  • Chữ ký, thông tin người soạn
  • Biểu mẫu hoặc bảng lặp lại

➡️ Sau khi lưu, bạn có thể dùng lại bất cứ lúc nào, ở bất kỳ tài liệu nào.

🛠️ Cách lưu đoạn văn vào Quick Parts

  1. Bôi đen đoạn văn bản muốn lưu (có thể là đoạn, bảng, hình ảnh, hoặc kết hợp)
  2. Vào tab Insert → Quick Parts → Save Selection to Quick Part Gallery
  3. Hộp thoại hiện ra:
    • Name: Đặt tên dễ nhớ (VD: LoiChaoCuoiThu, KyTenGV)
    • Gallery: để mặc định là Quick Parts
    • Category: Bạn có thể tạo nhóm riêng (VD: Đơn Từ, Hành Chính)
    • Description: ghi chú mô tả (tùy chọn)
    • Save In: nên để là Building Blocks.dotx (mặc định)
  4. Nhấn OK

📌 Word sẽ lưu đoạn đó vào bộ nhớ dùng chung – có thể gọi lại bất cứ lúc nào.

💡 Cách chèn nhanh Quick Parts đã lưu

Cách 1:

  • Vào Insert → Quick Parts → chọn đoạn bạn đã lưu

Cách 2:

  • Gõ tên đoạn + nhấn F3
    (VD: gõ LoiChaoCuoiThu → nhấn F3 → Word tự chèn đoạn đã lưu)

🧾 Ứng dụng thực tế

  • Chữ ký cuối thư:
    Trân trọng,
    Nguyễn Thị Hương – Hiệu trưởng
    Trường Mầm non Hoài Thượng
  • Tiêu đề hợp đồng:
    CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
    Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
  • Đoạn thường dùng trong đơn:
    Tôi làm đơn này xin nghỉ phép từ ngày … đến ngày … vì lý do …
  • Thông tin người soạn văn bản: Họ tên, chức vụ, số điện thoại

🔧 Quản lý Quick Parts

  • Vào Insert → Quick Parts → Building Blocks Organizer
    → Bạn có thể xóa, sửa, đổi tên, sắp xếp các đoạn đã lưu

📌 Nếu chuyển máy tính, bạn có thể xuất file Building Blocks.dotx để sao lưu hoặc chia sẻ cho người khác.

📌 Kết luận

Quick Parts là công cụ lý tưởng cho những ai soạn văn bản thường xuyên, giúp bạn giảm lặp lại, tăng độ chính xác và tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần. Chỉ cần lưu một lần – bạn có thể tái sử dụng trong hàng trăm văn bản khác nhau mà không cần gõ lại hay lo sai sót.

👉 Bạn đang gõ lại từng dòng giống nhau trong từng đơn, từng biểu mẫu?
👉 Hãy để Quick Parts lo phần lặp – bạn chỉ cần tập trung vào phần mới.

Đỗ Thành