Bạn thường xuyên phải soạn hợp đồng, báo cáo, phiếu lương, thư mời… với thông tin lấy từ bảng tính Excel? Nếu mỗi lần cập nhật bạn đều copy – paste thủ công, thì đã đến lúc chuyển sang liên kết dữ liệu giữa Excel và Word – giúp cập nhật tự động, giảm lỗi, tiết kiệm thời gian gấp nhiều lần.
Word và Excel là “cặp bài trùng” tuyệt vời khi kết hợp qua tính năng Mail Merge và Paste Link. Dưới đây là cách sử dụng hiệu quả nhất.
📬 Cách 1: Mail Merge – Trộn thư từ Excel vào Word
Ứng dụng: Tạo hàng loạt hợp đồng, giấy mời, phiếu thông báo… từ danh sách Excel
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu trong Excel
- Mỗi cột là một trường: Họ tên, Chức vụ, Địa chỉ…
- Hàng đầu tiên là tiêu đề cột
- Không có ô trống trong bảng
Bước 2: Mở file Word cần trộn → vào Mailings
- Chọn Start Mail Merge → chọn loại tài liệu (Letters, Labels…)
- Chọn Select Recipients → Use an Existing List… → mở file Excel
- Nhấp Insert Merge Field để chèn các trường từ Excel vào vị trí cần
📌 Ví dụ:
Kính gửi: «Họ_tên»
Chức vụ: «Chức_vụ»
Bước 3: Nhấn Preview Results để xem kết quả
→ Sau đó chọn Finish & Merge → in hàng loạt hoặc lưu từng file riêng
📊 Cách 2: Dán bảng Excel vào Word và giữ liên kết tự động
Ứng dụng: Dán bảng dữ liệu, báo cáo số liệu vào Word và cập nhật tự động khi số liệu Excel thay đổi
Bước 1: Sao chép bảng từ Excel
- Chọn bảng cần dán → Ctrl + C
Bước 2: Trong Word → chọn Paste Special
- Vào Home → Paste → Paste Special
- Chọn Paste link → Microsoft Excel Worksheet Object
- Nhấn OK
➡️ Word sẽ hiển thị bảng Excel, và tự cập nhật khi bạn thay đổi dữ liệu trong file gốc.
📌 Lưu ý:
- Cả 2 file phải được lưu cùng vị trí và không đổi tên nếu muốn giữ liên kết
- Khi mở lại Word, bạn sẽ được hỏi: “Update links?” → chọn Yes để cập nhật
💼 Ứng dụng thực tế
- Giáo viên: trộn giấy báo điểm cho học sinh từ danh sách điểm Excel
- Hành chính: trộn giấy mời họp, hợp đồng, phiếu thanh toán
- Doanh nghiệp: lập báo cáo số liệu Excel rồi chèn vào văn bản Word tự động
💡 Mẹo nâng cao
- Có thể chèn biểu đồ Excel có liên kết sống vào Word bằng Paste Link
- Dùng Mail Merge kết hợp với If…Then…Else để tùy biến nội dung từng người
- Lưu file Word dưới dạng Template (.dotx) để sử dụng nhiều lần
📌 Kết luận
Việc liên kết Word với Excel không chỉ giúp giảm thao tác lặp đi lặp lại, mà còn nâng cao tính chính xác, chuyên nghiệp và tự động hóa trong xử lý tài liệu. Nếu bạn đang làm việc trong môi trường hành chính, giáo dục, hoặc doanh nghiệp – đây là kỹ năng bắt buộc phải biết.
👉 Bạn còn đang nhập tay từng tên, từng điểm số, từng bảng báo cáo?
👉 Hãy để Word và Excel kết nối – để máy làm thay bạn.
