Tài liệu của bạn là đề thi? Hợp đồng? Hồ sơ mật? Bạn không muốn người khác mở, chỉnh sửa hoặc sao chép nội dung khi chưa được phép? Word cung cấp đầy đủ các tính năng bảo vệ: từ đặt mật khẩu mở file, ngăn chỉnh sửa, đến khóa định dạng và bảo vệ vùng nội dung. Dưới đây là tổng hợp các cách giúp bạn bảo mật văn bản chuyên nghiệp và an toàn tuyệt đối.
🛡️ Cách 1: Đặt mật khẩu mở file Word
Đây là cách bảo vệ phổ biến nhất: chỉ ai biết mật khẩu mới mở được file.
Cách thực hiện:
- Vào File → Info
- Chọn Protect Document → Encrypt with Password
- Nhập mật khẩu → OK → nhập lại để xác nhận
📌 Lưu ý: Nếu quên mật khẩu, không thể mở lại file. Hãy lưu kỹ ở nơi an toàn.
✍️ Cách 2: Đặt mật khẩu chống chỉnh sửa nội dung
Dùng khi bạn cho người khác đọc tài liệu nhưng không muốn họ chỉnh sửa.
Cách thực hiện:
- Vào File → Save As
- Trong hộp thoại Save As, chọn Tools → General Options
- Thiết lập:
- Password to open: nếu muốn bảo vệ mở file
- Password to modify: nếu chỉ muốn khóa sửa đổi
- Nhấn OK và lưu lại
➡️ Người nhận file có thể mở xem, nhưng không chỉnh sửa được nếu không có mật khẩu.
✋ Cách 3: Giới hạn chỉnh sửa (Restrict Editing)
Cho phép người khác chỉ được xem hoặc chỉnh sửa theo khu vực, định dạng bạn cho phép.
Cách thực hiện:
- Vào tab Review → Restrict Editing
- Chọn:
- Formatting restrictions: khóa định dạng văn bản
- Editing restrictions: chỉ cho phép đọc, điền biểu mẫu, chú thích…
- Bấm Yes, Start Enforcing Protection
- Nhập mật khẩu để kích hoạt
➡️ Rất phù hợp khi bạn muốn người khác chỉ điền form, không thay đổi cấu trúc.
🧠 Ứng dụng thực tế
- Giáo viên: bảo vệ đề thi, không cho chỉnh sửa trước khi in
- Hành chính: gửi quyết định/báo cáo nội bộ, tránh sửa sai quy định
- Doanh nghiệp: chia sẻ hợp đồng, tài liệu mật an toàn
💡 Mẹo bảo mật chuyên sâu
- Không gửi mật khẩu cùng file qua cùng một email
- Dùng tên tệp dạng mã hóa để tránh người ngoài nghi ngờ nội dung (ví dụ: “HD001-X.2025.docx”)
- Sử dụng thêm ZIP có mã hóa hoặc phần mềm bảo mật nếu gửi qua mạng
📌 Kết luận
Dù bạn là giáo viên, nhân viên văn phòng hay nhà quản lý, việc bảo vệ tài liệu Word bằng mật khẩu và hạn chế quyền truy cập là điều bắt buộc trong thời đại số hóa. Word không chỉ giúp soạn thảo văn bản – mà còn hỗ trợ bạn kiểm soát tài liệu ở mức độ cao nhất.
👉 Bạn đang gửi tài liệu quan trọng nhưng để chế độ ai cũng mở, ai cũng chỉnh?
👉 Hãy khóa file ngay hôm nay – bảo mật không bao giờ là quá sớm.
