Bạn thường xuyên phải điền lặp đi lặp lại một số thông tin vào nhiều văn bản giống nhau? Ví dụ: họ tên, ngày tháng, chức vụ, đơn vị công tác… trong đơn xin nghỉ phép, phiếu xác nhận, hợp đồng? Hãy để Word tự động điền tất cả các vị trí chỉ bằng một lần gõ duy nhất, nhờ vào biểu mẫu lặp lại (repeating content controls) – một tính năng mạnh mẽ nhưng ít người biết đến.
🎯 Lợi ích của biểu mẫu lặp lại
- Gõ một lần, tự động thay đổi ở tất cả các vị trí còn lại trong văn bản
- Tạo biểu mẫu chuyên nghiệp: dễ điền, đúng chuẩn, tiết kiệm thời gian
- Giảm lỗi khi soạn văn bản lặp lại
- Ứng dụng cho mẫu đơn, phiếu, văn bản hành chính, hợp đồng
🛠️ Bước 1: Kích hoạt tab Developer
- Vào File → Options → Customize Ribbon
- Tick chọn Developer ở cột phải → OK
➡️ Tab Developer sẽ xuất hiện – nơi chứa các công cụ tạo biểu mẫu.
🧩 Bước 2: Tạo Content Control dạng lặp lại (Repeatable Fields)
1. Chèn trường điền dữ liệu (Plain Text Content Control)
- Vào Developer → Plain Text Content Control
- Nhấn Properties, đặt tên cho trường (ví dụ:
HoTen)
📌 Lặp lại bước này tại các vị trí khác trong văn bản, nhưng:
- Không thêm mới từ đầu
- Dùng lại trường bằng cách copy–paste chính Content Control đã đặt tên
➡️ Khi người dùng điền thông tin vào một ô, mọi ô giống tên sẽ cập nhật theo.
2. Hoặc dùng Document Property (Built-in) để lặp
- Vào Insert → Quick Parts → Document Property
- Chọn các trường như: Title, Author, Company, Subject…
- Dán nhiều lần vào văn bản
➡️ Khi thay đổi một trường (ví dụ: Title), mọi nơi có trường đó sẽ thay đổi theo
🖼️ Ví dụ ứng dụng thực tế
ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP
Kính gửi: Ban Giám hiệu Trường [Tên trường]
Tôi tên là: [Họ tên]
Chức vụ: [Chức vụ]
Đơn vị công tác: [Phòng/Ban]
Lý do xin nghỉ: …
Thời gian nghỉ: từ ngày… đến ngày…
Trân trọng,
[Họ tên]
➡️ Khi nhập “[Họ tên]” ở vị trí đầu tiên, toàn bộ “[Họ tên]” còn lại sẽ tự cập nhật ngay lập tức.
🔒 Bước 3: Khóa biểu mẫu, chỉ cho điền
- Vào Developer → Restrict Editing
- Tick chọn:
✔ Allow only this type of editing in the document → Filling in forms - Nhấn Yes, Start Enforcing Protection và đặt mật khẩu nếu cần
📌 Lúc này người dùng chỉ có thể điền vào các ô có Content Control – không chỉnh sửa nội dung cố định còn lại.
🧠 Mẹo nâng cao
- Dùng màu nền nhẹ cho các ô nhập liệu để dễ phân biệt (Format → Shading)
- Tạo mẫu biểu mẫu hoàn chỉnh rồi lưu thành .dotx (template) để dùng lặp lại
- Dùng Repeating Section Content Control để người dùng có thể thêm nhiều dòng nội dung lặp lại (ví dụ: danh sách người đi kèm, thông tin thiết bị…)
📌 Kết luận
Việc sử dụng Content Controls và các trường lặp lại trong Word giúp bạn chuyển hóa tài liệu thường xuyên phải chỉnh sửa thành biểu mẫu thông minh, chuyên nghiệp và dễ dùng. Đặc biệt phù hợp với giáo viên, nhân viên hành chính, doanh nghiệp… cần quản lý khối lượng lớn mẫu văn bản.
👉 Bạn còn đang sửa từng dòng tên, ngày tháng cho mỗi file?
👉 Hãy chuyển sang biểu mẫu thông minh – làm một lần, dùng mãi mãi.
